在辦公室系統業務培訓班上談談文字材料起草工作授課稿作文

之前也在一些場合給寫文字材料的人講過，怎麼起草好材料。這次給大家講，側重點不一樣。我感覺在座的分管領導可能是指導的多些、親自動筆的少些，辦公室主任也許是一半寫、一半不寫，有時候寫、有時候不寫。希望通過今天的授課，提高大家對材料的評價標準，看材料的眼光更高些，達到兩個效果：一是嚴格指導把關各類材料，做到“工作有亮點、材料有體現”；二是培養引導本單位出更多的材料寫作人才，提高以文輔政的能力水平，助力萬寧高質量發展。主要講五個方面的內容。

一、要高度重視文字材料工作

（一）要解決思想不重視的問題。總的感覺，當前一些部門認識上有誤區，對文字材料的重視不夠，認爲把業務工作幹好就行了。

我們爲什麼要重視文字材料：一方面，文字材料是部門與部門之間公事往來必不可少的媒介。如果在文字材料中，要開展什麼工作都說不清楚，影響了溝通效率，就會導致工作大打折扣。另一方面，文字材料也是本級部門向上級部門、上級領導彙報工作的重要手段。工作幹得再出色，如果不能很好地概括和提煉亮點，寫成了流水賬，讓上級部門、上級領導看得雲裏霧裏，就會非常可惜。所以，我們要把文字材料工作等同於業務工作的重要性來看，就像人要有兩條腿一樣，才能正常行走。

（二）要解決寫作隊伍不強的問題。有的單位領導說，我也知道文字材料很重要，但是找不到人來寫。人怎麼來？靠發現和培養。

怎麼發現能寫的人？首先，文字材料工作不看學歷專業、不分男女老少，只要用心，方法得當，都能寫出合格的文字材料。其次，哪些人會更容易進入狀態？跟籃球隊選拔球員要身高190釐米以上，而體操運動員一般160釐米左右，有些幹部具備的一些特質，會更適應寫材料。比如，責任心驅動（服從工作安排、能夠隨時加班）、學歷較高（學習能力強）、學生時代作文被當過範文（有寫作基礎）、邏輯思維嚴謹（問題導向較強）、雜家（喜歡涉獵各種知識）。

重點還是要靠培養。怎麼培養寫作的人？一方面要言傳身教。重大材料分管領導要帶着辦公室主任和寫作骨幹一起研究，不能一味地甩手丟下去，特別是新手多，不熟悉情況，就會耽誤時間，影響工作。另一方面要嚴格要求。短時間內，讓新手瞭解單位乃至全市工作情況，幾種常用的材料怎麼寫，就要壓任務給他們，而不是要等一年半載，把人給荒廢了。剛開始，時間要服從質量，一些不那麼緊急、常規的材料，可以給他們練練手。培養人還要靠好的機制，要獎優罰劣，樹立導向。幹得好的年度考覈評優、優先晉級提拔；幹得不好、態度還差的，及時警示，直至調整崗位。

個人認爲除了兩辦等綜合部門外，一般部門除了辦公室主任，要有1-2人比較專於負責文字材料工作，大部門2-3人。

二、文字材料起草的幾個步驟

（一）接受任務。有周期常規性材料（如年初部署、年底總結等）、突發隨機性材料（上級檢查、專項活動等）。週期性的要提前準備謀劃，不要等領導要求，或者時間快到了，才匆忙開始。

（二）確定主題。要清楚這個材料是用來幹嘛的？向上彙報還是向下部署？有些材料接受任務時候就知道主題，但有些不那麼明晰，比如作經驗介紹，要圍繞哪些方面？最好能跟領導溝通再着手，避免推倒重來。

（三）擬定提綱。不論文章長短，提綱必不可少，特別是大材料，用來統一想法，免得寫着七零八落，甚至離題。一般不超過三級標題，最後哪級標題要寫什麼內容，可以標註關鍵詞來提醒，以免遺漏。

（四）充實內容。內容是要對應標題來寫的。一個小標題下的內容可以是並列關係，也可以是遞進關係，一件事一件事來寫，條理要清楚。現在都提倡短文，要多些結果性表述，多用數據和事例說話。寫的時候要一氣呵成，不要死磕在一個地方。

（五）修改打磨。成文後要回過頭來，一字一句地看。不要提一些不切實際的目標任務，不要有語句上的硬傷、數據上的錯誤，甚至出現錯別字等問題。事關幾年的長遠規劃和工作報告，還要反覆徵求意見完善。

三、幾種常見文稿寫法

（一）報告總結類文稿。比如各級黨代會的報告、各級黨委全會的工作報告、各級人代會的政府工作報告，各地各單位的工作總結、工作報告等。

這類文稿的寫法是：第一部分，一般是總結工作，包括做法、成效、體會、存在的不足等。第二部分，分析面臨的形勢、提出指導思想、目標等。第三部分，今後的工作任務。第四部分，加強黨的建設或關於加強組織領導、狠抓落實的要求。

注意事項：一是開頭段表述要新，緊跟形勢，有時候看到一些部門總結開頭，明顯感覺是一直沿用下來的。二是總結成績要用數據說話，全面又要突出重點。寫不足要表述到位。三是下一步要精煉簡要，有乾貨，不能都是虛的。

（二）專項部署類文稿。這類文稿用得還比較多。

一般結構是：第一部分，開展這項工作的重大意義（可融合成績和不足來寫）。第二部分，具體目標和工作任務（要抓好的幾項重點工作）。第三部分，加強組織領導，明確責任分工，強化隊伍建設，抓好督導落實等要求。也就是常說的“三段論”。比如我們年初召開的20__年政法、農業農村、組織、宣傳、統戰工作會議，就是這類。

注意事項：一是如果就一項工作來部署，分管領導和主要領導要怎麼說，會不會說得重複？分管領導做的部署可以比較全面，主要領導則聚焦幾個重點領域，講問題講事例，這樣就不會大幅重複。二是部署會要看是不是有階段性推進，只開一次的部署會和經常開的推進會，寫法不一樣。比如像年初的部署會、主題教育部署會之類的開一次，就可以說得大些。但是如果每個季度都有推進會，就要說得細了。要把各個階段中央、省和市不同的要求，推進過程中發現的問題和解決措施寫進來，不能一個稿子用了一年四季。

（三）工作彙報類文稿。即下級向上級彙報，比如你們向上級部門或者向上級檢查組彙報工作，都是這種類型。

基本結構是：第一部分，彙報開展工作成效，要儘量突出本地本部門有特色、有亮點的做法。第二部分，談存在問題和不足，雖然是講問題，但也要讓上級看到我們對這些問題是採取了措施、作出努力的。第三部分，講下一步工作打算，要精練務實，不虛頭巴腦。第四部分，可視情況提建議或請求幫助事項，適當寫幾條不宜過多，想要上級幫助的具體事項，不要泛泛而談。

注意事項：一是彙報跟總結有相似之處，但不是完全一樣。總結重在全面，彙報要突出亮點和特色，不然平淡無奇。二是彙報要根據上級要求來寫，要看是偏重於聽成績、問題還是下一步打算。對各種上級檢查來說，一般是聽問題爲主，這就要求寫問題要研究透了。比如，像巡視、環保督察等，要求問題篇幅高達60%以上，問題就要寫到位了。對上級領導來說，如果傾向於聽下一步工作思路爲主，成績就要簡要地講，不要過度渲染，下一步工作思路要清晰可行。

（四）表態發言類文稿。這也是用得比較多的類型，比如上級剛部署一項重要工作，需要聽下級打算怎麼做；或者你們有項工作推進不大好，排名落後了，要做表態發言；還有各種檢查組進駐檢查工作，有時見面會上需要你們要做簡短表態。

基本結構是：首先是對這項工作表示擁護或者同意，接着可展開三個部分。第一部分，可談從思想上認識到這項工作的重要性；第二部分，談打算採取的一些比較務實的工作措施；第三部分，談從加強組織領導、壓實工作責任方面，確保這項工作落實到位。

注意事項：表態不是光聽你的調門高，第一部分談完思想認識後，第二部分怎麼做要有實實在在的舉措，特別是工作落後的表態，如果第二部分說得虛頭巴腦，容易會讓上級覺得你敷衍了事，或者認爲你拿不出好的辦法來扭轉落後的局面。

（五）典禮致辭類文稿。這類是比較簡短的文稿，一般爲項目動工典禮、慶賀儀式，以及上級在你們這裏召開會議或搞活動等，需要你們領導致辭。

這類簡短講話稿可不設小標題，但是框架上也要有先後順序，一般爲：第一要對會議召開或儀式、活動舉行表示祝賀，對大家到來表示歡迎，對各界長期關心你們工作和發展表示感謝。第二要指出這項工作或者活動完成的意義，介紹基本情況以及涉及這項會議或活動主題相關工作開展情況。第三是你們將以這次會議召開、儀式或活動舉辦爲契機，下一步打算怎麼幹，歡迎大家對你們工作提意見建議。最後是期望會議、儀式或活動取得圓滿成功。

注意事項：這類文稿一兩頁紙即可，雖然簡短，但要寫得漂亮。從之前有關部門報送代擬稿情況來看，這類文稿往往寫得不夠理想，感覺寫得比較虛，用語也不夠精煉。建議寫的時候，可以從網上多看看幾篇，借鑑一些好的表述，再結合實際情況，做到虛實結合。

（六）調研指導類文稿。這類文稿是上級講給下級聽的，比如你們到下級去開會，就是這種類型。這類也是比較簡短文稿。

基本結構是：第一爲開場白，表明這次調研指導目的或者聽取彙報的來意。第二要對下級工作表示肯定，這部分通常比較簡短，我們給領導準備稿子時候可以提供一些參考性的東西，因爲領導還要根據下級在會上講的內容進行概括，免得脫離實際。第三是對下級下一步開展工作提出幾點要求，這是重點部分要展開寫，有針對性地提一些具體工作要求，不可太籠統。

注意事項：這類文稿大家用得不多，會用到的是有下級系統的部門，比如教育局、衛健委等。起草這類文稿，要摸清下級單位的情況，有必要的時候要下去走走，而不能光看他們報上來的材料。上級部門去下級調研，有例行的，但多半是爲了解決問題，所以要找準下級單位的問題，在材料中替領導出謀劃策，提出一些可行的工作措施或建議。

（七）主持小結類文稿。主持詞或者小結類講話，應用的也比較多，也是簡短文稿，通常2頁紙以內。

這類文稿通常結構是：作爲主持詞的話，首先開頭要講這個會議召開或者活動舉辦的意義，“爲了什麼什麼”，介紹參加的領導幹部，講下有幾項議程，逐項議程進行。議程完畢，然後要小結，簡明扼要地概括這次會議或者活動主要內容、取得的成果。最後要對貫徹落實會議或者活動精神提幾點要求，可先提如何抓好精神的傳達學習，以什麼樣的形式傳達給哪些人；如果還要擴展，可以結合這次會議精神部署需重點抓好的幾項具體工作。

注意事項：這類文稿用得比較多，各種會議有講話的，就會有主持的。主要特點就是要短，一般主持的是二把手，一把手做完重要講話後，二把手簡要地做下總結，並提出幾條抓好會議精神的要求，一般來說兩三分鐘內即可。我看過有些主要領導講話和主持人的總結講話，主持人的總結講話就是一頁紙以內，甚至連一、二、三都不說，就是一段話。

四、幾類常用公文格式

中共中央辦公廳於2012年4月16日發佈了《黨政機關公文處理工作條例》，並於2012年7月1日起正式施行。《黨政機關公文處理工作條例》統一了公文種類，共15種公文：決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要。下面主要說說經常使用的7種公文（通知、報告、請示、通報、意見、函、紀要）。

（一）通知。通知是大家接觸比較多的一類公文。簡單的通知，比如今天的培訓，大家就會接到通知，什麼時間、什麼地點、什麼人蔘加、做什麼事。也有複雜的，比如《xxx單位關於學習貫徹落實黨的二十大精神的通知》，這個難度要大些。總的來說，通知要由這幾個部分組成：一是標題。什麼部門要發什麼樣的通知，或者轉發通知。二是發給哪些部門。三是通知的內容。四是有些通知還會有附件，附在後面。

（二）報告。報告是大家也經常會接觸的種類，有個人的，比如個人述職述廉報告。也有集體的，比如下級向上級的報告，這個其實跟前面講過的工作彙報相似。主要格式包括：一是標題。二是報告事情。開頭部分要寫報告的原因或者簡要的事實。比如，根據什麼什麼，現將情況報告如下。三是取得成績。四是存在問題。五是下一步工作打算。六是如果是下級對上級的報告，當面口頭報告可以講幾點訴求。大家要注意的是，不能把報告寫成了請示。接下來說到請示，請示是要得到上級批覆，報告則不要寫“妥否，請批覆”。

（三）請示。請示是下級向上級請求指示或批准事項所使用的一種公文形式，也是常用的。比如，向上級申請經費等等，用的就是請示。請示特點有：一是一文一事，一篇請示只能寫一件事，不能一文多事。二是請示一些重大事項或者重大經費時候，要提前做些溝通，不要盲目地就往上級報請示。三是要把請求上級批覆的理由說清楚。比如說需要經費，這件事很重要，是爲了xxxx，而財力又緊張，所以請求上級幫助。

（四）通報。比如表揚通報或者批評通報。結構是：一是標題。什麼單位，要發什麼樣的通報。二是正文。開頭先是爲什麼要通報，接下來寫通報事情的起因、發展、結果、影響，然後怎麼解決的。三是號召類的話。比如表揚的，讓各單位對標先進；批評的，讓各單位引以爲鑑。等等。

（五）意見。這是規格比較高的公文，市級以上用得多些，各鎮（區）、各部門用得要少些。像市裏近幾年開的市委全會，出臺的實施意見，就是這類。《意見》一般結構是總體要求、工作原則、具體目標、若干意見以及組織領導。

（六）函。函是指不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項時所使用的公文。函作爲公文中唯一的一種平行文種，其適用的範圍相當廣泛。“函”的寫法要注意幾點：一是“函”的內容要專一、集中。一個函件以講清一個問題或一件事情爲宜。二是“函”的內容要真實、準確。三是“函”的寫法以陳述爲主，把要商洽的工作，詢問和答覆的問題寫清楚就行。四是發“函”都是有求於對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批准。所以“函”的語言要求樸實，態度要謙遜。五是“函”的結尾，一般常用“即請函覆”、“特此函達”、“此復”等慣用語，有時也不用。

（七）紀要。一般來說，辦公室人員接觸得多，也都會寫，但要寫準寫實，也要下功夫。像我們政研室，就承擔着市委常委會會議和專題會議紀要的任務。來到我們政研室，最初的鍛鍊就是要學會會議記錄和起草會議紀要，算是入門的基本功。大家要注意，紀要不是記錄，不是所有人說的記錄下來就成紀要了，而是要有歸納和概括，把重大事情和主持人（一般是一把手，以他說的或者同意的爲準）講話歸納提煉出來，用語是肯定性的詞彙，不要有“比如什麼什麼”等等之類的，紀要不是講話，講究嚴謹。

五、一些寫作建議

（一）當學習上的有心人。宋代詩人陸游說：“汝果欲學詩，工夫在詩外”。文字材料寫作最基本的要靠學習積累。每天有各種新聞發生，工作也時不時有新的部署，只有不斷更新知識，才能持續不斷地輸出好的文字。建議分管領導和辦公室主任在單位建立定期學習機制，瞭解最新的時事政治，學習中央、省和市關於你們工作的系列部署，借鑑兄弟單位的經驗做法。除了集中學習，更要靠每天的自學積累，以上率下帶動單位寫作骨幹們主動學習。量變就會引起質變。通過學習積累既掌握上級方針政策，又瞭解同級工作動向，就不愁沒內容可寫了。

（二）當工作上的明白人。工作幹不明白，寫起材料來就是糊塗賬。現在的文字材料都要求精煉實在，不繞來繞去，有些材料寫得雲裏霧裏，就有可能是對工作了解不夠。記得前幾年寫某個材料的時候，我當時既要了解全市的工作情況，還要了解在全省的排名情況。多問幾遍，就把負責這項工作的工作人員問住了，他說得問省裏才能給我答覆。所以寫到一項工作，我們要知道這項工作主要有幾個抓手，要解決什麼問題。想清楚弄明白了，列好提綱纔去寫。一直說文字材料要寫得亮眼，怎麼才能亮眼？如果工作開展得不好，靠各種技巧去修飾文稿就是花拳繡腿，在玩文字遊戲。今年省政府報告要求每個市縣和省直部門抓5項創新性亮點工作，市政府報告要求每個鎮（區）和部門謀劃1項創新性亮點工作。在座的都是單位的智囊團，要多去思考，向單位主要領導建議，把工作幹出彩了，纔好總結到材料中去。

（三）當文字的美工家。要善於概括提煉。爲什麼有的材料看起來像記流水賬？就是缺乏概括提煉，看上去很散。特別是經驗介紹材料和工作彙報材料，平鋪直敘很難給人留下印象。一定要善於概括提煉，擬的標題要亮眼，可以考慮“一、二、三、四、五”，“五個堅持”等等，讀起來朗朗上口。

（四）不當文抄公的借鑑者。有句話講“天下文章一大抄”。現在獲取信息是很容易的。接到一個材料起草工作，可以先花時間上網看看人家是怎麼寫的。找幾篇寫得不錯的，看人家的標題是怎麼提煉，內容是怎麼佈局的，來學習借鑑。這就是說的站在“巨人的肩膀上”，而不是大段大段地抄，抄出事故來。我們有時候接到個別部門報來的材料，一眼就看出來是抄的，抄的水平並不高，因爲結合萬寧實際做得不夠，在萬寧可以這麼說，在別的市縣說也沒錯。抄的時候也懶，借鑑的就不夠好，感覺是中學生去抄小學生作業了。所以參考借鑑，要耐心找幾篇寫得好的。借鑑寫得不好的，只會把你帶歪了。

（五）當領導的扮演者。簡單地講就是，負責哪位領導的文稿，就要站在他的角度去思考工作，把我們的思維、步調調成跟領導同頻共振，才能寫出領導滿意的文字材料。比如，這位領導喜歡怎樣的用語，喜歡用古詩、排比句，還是實實在在的表述？寫了幾次之後，熟悉他的習慣，要把自己當成他，去思考這項工作怎麼幹，材料寫成他習慣用的表述，也就是要“關起門來當領導”。

（六）當善於思考總結的智者。我們把起草好的文字材料交給領導後，不是就完事了。領導看完後，我們要看他照用了哪些地方，改了哪些地方，總結分析一下原因，我們寫得哪裏好、哪裏不好，爲什麼領導想到了我們想不到，“吃一塹、長一智”。我們政研室就經常組織幹部覆盤材料起草，讓幹部思考兩個問題：一是自己起草時候感覺有什麼困難，是不大瞭解工作，還是表述卡殼？二是領導改的地方，跟自己原來寫的相比，好在什麼地方？經常思考總結，才能打一仗，進一步。

（七）當年輕幹部的指路人。文字材料工作是件苦差事，咱們分管辦公室的領導和辦公室主任也有體會，大家往往也是單位加班加點比較多的人。近年各單位進來了不少年輕人，我覺得不管年輕幹部在哪個部門，都要把文字材料當成基本功去練，練好了對單位工作和他本人成長進步都有好處。年輕人的優勢是學習能力強、可塑性強，但遇到挫折容易打退堂鼓，所以還需要有人帶着指點迷津，不斷鼓勵他們。年輕人的積極性和創造性調動起來了，就能給我們帶來驚喜。